עבד של הזמן? – דרכים לניהול זמן (מתוך פינה מהסרטים - חלק 24)

קודם כל, נשים את הדברים על השולחן – סביבת העבודה שלכם. האם אתם טובעים בניירת – או שיש לכם שיטת תיוק מסודרת ויעילה? האם הפתקית, ששרבטתם לעצמכם במהלך שיחת הטלפון או הישיבה האחרונה, כבר אבדה בין שלל הדו"חות מהשנה האחרונה? ובעצם, למה זרוקים על-ידכם דפים כה רבים – האמנם הכרחי להדפיס את הכל, או שאפשר לא אחת להסתפק בתיעוד הממוחשב? האמנם הכרחי לשמור את הכל בארכיון – או שהפעם האחרונה בה עיינתם בטבלת המשימות של אפריל 2007, הייתה באפריל 2007? 

לאחר שניקיתם וארגנתם את הדסק – הגיע הזמן לעשות זאת גם ליום העבודה שלכם. מה נמצא באג'נדה? בכמה משימות תוכלו לעמוד היום, וכמה זמן תדרוש כל אחת מהן? שווה להקדיש כמה דקות לעריכת רשימה עניינית וריאלית – זה יחסוך זמן יקר בהמשך.
המפתח הוא סדרי עדיפויות: מהי המשימה הדחופה ביותר, ומה יכול להמתין? כשאתם ניגשים למשימות, מומלץ להשלים אחת בטרם עוברים לזו שאחריה – אחרת, אתם עלולים למצוא את עצמכם עם שתי ציפורים על העץ.

אבל מה בדבר הסחות הדעת האינסופיות? אין כל פסול בלסייע לעמיתיכם לצוות ועדיין, הכל תלוי בסדר העדיפויות. היו נוקשים עם הזמן – אך רגישים לאנשים: אם התבקשתם להעניק עזרה בשעה שאתם טרודים במשימה אחרת, דחופה לא פחות – ציינו זאת בנימוס ובהחלטיות. אם בכיר מכם הוא המבקש – פרטו בפניו במה אתם עוסקים, ובקשו ממנו להגדיר מחדש את סדר העדיפויות.
 ואם שיחה קצרה נגררת לדיבור סרק על תכנית הטלוויזיה האהובה – אל תאפשרו זאת. לא בושה להגיד בחיוך: "אני קצת עסוקה, נשמור את זה להפסקה".  

עולם האינטרנט, המספק לכולנו מידע עשיר ומהיר ואפשרויות שלא היו מעולם, גם טומן בחובו איומים משמעותיים על הזמן שלנו. טיפ קטן : בטלו את ההתרעה האוטומטית על קבלת דוא"ל חדש – אין בה הרבה תועלת, היא מוציאה מריכוז ובעיקר - מגבירה את תחושת הלחץ והעומס.
בנוסף, לא כל אימייל דורש את תשובתכם. אך במקרים שכן, כדאי להגיב מיד בסמוך לקריאה, כדי להימנע מקריאה נוספת בהמשך – ובזבוז זמן.  ולגבי אימיילים קבוצתיים  – הקפידו למען רק את הנוגעים לעניין. הקפידו גם להשתמש נכון בשורת הכותרת – ציינו בה את עיקרי הדברים  ואת המצופה מהנמען (לטיפולך/לטיפול דחוף/לידיעה בלבד וכדומה).
וכמו את השולחן, גם את תיבת ההודעות הנכנסות חשוב למיין, לקטלג ולתייק (וככל האפשר, לנקות ממנה רכילות, עניינים אישיים ותמונות משעשעות של חתולים – לשם כך נועדה כתובת הדוא"ל הפרטית).   

מסיח דעת הכרחי נוסף הוא קטן יותר, אך שקט הרבה פחות: הטלפון. חשוב שנבין כי שיחה כמוה כישיבה, ולכן גם אותה יש לנהל – ולקצר. באדיבות אך בנחישות, נסו לכוון את בן שיחכם אל העיקר. לאחר מילות נימוס בסיסיות, הגידו למשל: "איך אני יכול לעזור לך היום?" ואם אתם יוזמי השיחה, הקדישו חצי דקה להכנה – רשמו על פתק את הנושאים שחשוב לכם להעלות, את המסרים שעליכם להעביר. כשעסוקים במשהו חשוב כדאי להעביר את מכשיר הטלפון למצב "שקט", להפעיל משיבון או לנתב את השיחות ליעד אחר .    

לדעת רבים, בזבוז הזמן הגדול ביותר ביום העבודה הוא הישיבות. באופן מפתיע, לא פעם הם צודקים. אל תבזבזו את זמנם של אחרים; בבואכם לתאם ישיבה, חשבו: האם היא באמת נחוצה? האם תוכלו להגיע לאותן התוצאות בשיחת ועידה  או ברשת? אם החלטתם שאין מנוס והישיבה הכרחית, הקפידו על הכללים, כדי למזער את אובדן הזמן המשותף: התחילו וסיימו במועד שנקבע מראש. הדגישו בפני המשתתפים את החשיבות שבכיבוד זמנם של אחרים. קבעו סדר יום ויעדים ברורים, כדי שכולם יידעו בדיוק מה מטרת הישיבה. אל תאפשרו סטייה מסדר היום או הפרעות בישיבה. באחריותכם, כמי שיזם את הישיבה, לנהל אותה – לדאוג שמתמקדים בנושאים שלשמם התכנסנו, לא סוטים ולא מפריעים. איך תעשו את זה? באדיבות ובתקיפות.

 


גיא רונן, עיתונאי, עורך תוכן ויועץ סרטי הדרכה במולטידע.
מולטידע סרטי-הדרכה
multyeda@inter.co.il לקטלוג הסרטים: www.multiyeda.co.il

 
http://www.hrm.co.il | Powered by Tafnit Websystems 972-54-4780798