תקשורת פנים ארגונית ככלי אסטרטגי ארוך טווח להטמעת תרבות ארגונית


עם זאת, בארגונים רבים עדיין לא הושרשה התפיסה על פיה יש לנהוג, באופן דומה בתקשורת הפנים ארגונית. נראה כי במידה וקיימת מדיניות תקשורת ארגונית הרי שהיא ריאקטיבית, ונועדה לטפל באופן ממוקד באירוע או משבר כזה או אחר.
אני מניחה כי תחום התקשורת הארגונית בארץ (להבדיל ממקומות אחרים בעולם), עוד לא תפס את מקומו הראוי כשחקן מרכזי המסייע לארגון בהשגת יעדיו העסקיים.

תקשורת ארגונית – למה זה חשוב?
מעבר להגדרת התקשורת הפנים ארגונית ככלי תומך אסטרטגיה, היא גם משמשת כלי ניהולי קריטי (מחקרים מצביעים על כך שמנהלים משקיעים 50%-80% מכלל זמנם בתקשורת כזו או אחרת). תקשורת ארגונית מהווה כלי המייצר וודאות, ביטחון ואמון בארגון ובמנהליו ומסייעת בידי הארגון בהובלת שינויים ובהתמודדות עם משברים. התקשורת תומכת בתרבות הארגונית ובערכי הארגון, ובד בבד גם משקפת אותם.

בבואנו לבחון את דפוסי התקשורת הארגונית, ניווכח לדעת כי זו קשורה בזיקה הדוקה לתרבות הארגונית: היא נובעת ממנה אך בו זמנית מסייעת בהטמעתה. בהתאם לכך, דפוסי התקשורת בארגון ייגזרו מן התרבות הארגונית, צרכיה ומאפייניה, כדי  שהתהליך יהיה אפקטיבי.
לפני שנסקור דוגמא לתהליך הטמעה, נזכיר לעצמנו מהי תרבות ארגונית:
אוסף מוגדר של ערכים ונורמות להם שותפים עובדי החברה, ואשר מנחים את התנהלותם זה עם זה כמו גם מול בעלי העניין מחוץ לארגון. תרבות ארגונית כוללת בין היתר גם אוסף של ערכים המהווים אמונות באשר לאילו יעדים ומטרות על עובדי הארגון להשיג, באילו דרכים, ותחת אילו סטנדרטים של התנהגות.
תרבות ארגונית מוטמעת היטב מתאפיינת ביציבות, ורמת שיתוף גבוהה. היא נוטעת תחושה של הזדהות עם יעדי הארגון, מפזרת עמימות ומפתחת תחושת מחויבות. טיפוח מחויבות העובדים היא הכרחית להשגת יעדיו האסטרטגיים של הארגון, בניית ושימור חוסנו.

למעשה הרבה מן התכונות המאפיינות תרבות 'חזקה' שהוזכרו לעיל, מאפיינות גם כמה מדפוסי תקשורת ארגונית אפקטיבית במיטבה: עקביות, פתיחות ושקיפות מרבית, גמישות וחדשנות.

 
בחלק זה של המאמר אפרט כיצד הוטמעו ערכים מרכזיים בתרבות הארגונית באמצעות דפוסים וערוצים של תקשורת ארגונית (חלק מן הפרטים שונו מטעמי אתיקה מקצועית אולם עקרונות המהלך נותרו בעינם).
המהלך בוצע בארגון גדול בארץ, בעקבות ממצאי סקר העמדות. בבדיקת תחושות העובדים לגבי המאפיינים והערכים המובילים בארגון, העלו הממצאים כי ערך המצוינות הוטמע היטב בארגון. לעומת זאת נמצא כי ערך השותפות והסינרגיה מאפיינים את הארגון ברמה נמוכה. מאחר ואלו האחרונים הוגדרו ע"י המנכ"ל כערכים אסטרטגיים לשנה הקרובה, הוחלט לפצוח בתכנית הטמעה. גובש צוות חשיבה באגף משאבי אנוש ומסקנותיו היו כי התמה המרכזית השזורה לאורך כל המהלך קשורה בהטמעת דפוסי תקשורת בין מנהלים ועובדים, ובין העובדים לבין עצמם.
לפיכך גובשה תכנית ארוכת טווח, להטמעת אותם ערכים, לא כמהלך נקודתי כי אם כדפוסים השזורים בשגרת הארגון, בהתאם לגישה כי זהו מהלך אסטרטגי לכל דבר.

העקרונות המרכזיים שהנחו את התהליך:
 הכרה במשאב האנושי כנכס מרכזי בבניית החוסן הארגוני
 בניית ערוצי תקשורת המאפשרים דיאלוג פתוח ומתמשך בין מנהלים ועובדים.
אותו דיאלוג שנוצר, מיועד לטיפוח מחויבות העובדים לארגון דרך התחושה שלארגון ומנהליו 'אכפת מהם'. אותו דיאלוג יבוא לידי ביטוי בערוצי התקשורת הפנים ארגוניים השונים – במובן הרחב של המילה: לא רק פרסומי נייר או דואר אלקטרוני, אלא גם פורומים וכנסים למיניהם, שימוש בשפה תקשורתית אחידה, ומיתוג פנים (Brand In). לדוגמא: מתן פומבי והכרה להישגי עובדים שהושתתו על עבודת צוות וסינרגיה עם יחידות לרוחב הארגון. כמובן שבהזדמנות זו היתה נגיעה גם בדפוסי תקשורת בין אישית, אולם יש לציין שדפוסים אלו היו חלק מן המעטפת התקשורתית הכוללת שגובשה.
תהליך תקשור ממצאי הסקר היווה מודלינג בכך שהממצאים תוקשרו באופן מובנה לאורך כל השרשרת ההיררכית בארגון עד אחרון העובדים, בשקיפות ופתיחות מרבית, תהליך שאפשר דיאלוג והמשכיות לתהליך.
בסקר העמדות הקרוב, ייבדקו כמובן תחושות העובדים העדכניות המתייחסות לערכים שהוטמעו, ובהתאם תימדד הצלחת המהלך.

לסיכום, לפיתוח תכנית תקשורת ארגונית אסטרטגית והטמעתה לטווח הארוך, בייחוד כשמדובר בהטמעת התרבות הארגונית הרצויה, יתרונות לא מבוטלים בדרך  להשגת יעדיו העסקיים של הארגון.



* יונתי היא יועצת ארגונית המתמחה בתקשורת פנים ארגונית וניהול השינוי.
עוסקת מזה 12 שנה בתחומי משאבי אנוש ויעוץ ארגוני, ומקימת תחום תקשורת פנים ארגונית בבנק הפועלים.

 
http://www.hrm.co.il | Powered by Tafnit Websystems 972-54-4780798