חצי הכוס המלאה - יצירת פורום מדריכים מקצועי בהעדר מחלקת הדרכה פורמאלית!


הכשרה לתפקיד הינה תהליך שמתבצע כמעט בכל ארגון או חברה. כאשר נקלט עובד חדש ולא משנה באיזה תפקיד, הוא עובר תהליך הכשרה במסגרת כלשהי. מטרת ההכשרה להקנות לו את הידע הנדרש בזמן קצר, על מנת שיוכל לבצע את תפקידו בצורה טובה ואיכותית. לעיתים עובד יעבור הכשרה לפני כניסתו לתפקיד (בין יום למס' ימים), ולעיתים יוכשר תוך כדי ביצוע התפקיד On the job training.
הצצה אל עולם ההדרכה בחברות וארגונים, חושפת בפנינו מסגרות שונות ומגוונות של יחידות ההדרכה.
ניתן למצוא חברות/ארגונים בהם יש "מחלקת " הדרכה שאחראית על ביצוע הכשרות העובדים, היא מכשירה מדריכים מטעמה לתחומי ההדרכה הנדרשים ובונה מסלולי הכשרה על פי התפקידים הקיימים.
ישנם ארגונים/חברות בהם לא קיים מערך הדרכה מובנה ומסודר, ובפועל מי שמעביר את ההדרכות הם מנהלים/עובדים אשר נחשבים למקצועיים בתחומם. הם מבצעים  את תפקידם היומיומי  וכאשר הם נדרשים, הם יוצאים למספר שעות משגרת היום ומעבירים  הדרכה על פי הנושא המקצועי אשר נדרשו ללמד.

במאמר זה נרצה לעסוק באותם ארגונים/חברות אשר אין להם מחלקת הדרכה והם נשענים בתהליך שימור והעברת הידע בארגון על מנהלים/עובדים מקצועיים. נרצה לחדד את החשיבות של מיסוד תפקיד המדריך ומיצובו על מנת להפיק את מירב התועלת ממנו. החשיבות לכך עולה כאשר מתקיימות הדרכות בתדירות גבוהה, ויש יותר משני מדריכים.
יצירת פורום מדריכים הינה פתרון נפלא בהעדר מחלקת הדרכה פורמאלית. פורום המדריכים יכלול עובדים/מנהלים אשר ייבחרו בעזרת קריטריונים שייקבעו מראש. הם יבצעו הדרכות מקצועיות כאשר יידרש, ילוו ויכשירו עובדים חדשים וותיקים.

 מה נרוויח מיצירת הפורום:
1. מיסוד תהליכי ההדרכה בארגון, והפיכתם למובנים תחת פיקח ובקרה.
2. שימור עובדים- יצירת תפקיד נוסף אליו ניתן לשאוף, יצירת גיוון בשגרת היום, תחושת התפתחות ויצירת אופק.

אתם שואלים איך עושים זאת? פשוט מאוד!
לפניכם 5 שלבים בסיסיים בבניית פורום מדריכים:
1. מתן שם – תחליטו על שם ותהיו יצירתיים, בהתאם לארגון צרכיו ומאפייניו ("מדריך"/"רפרנט הדרכה") כשיש הגדרה שמית, אוטומאטית העובד ממוצב אחרת גם בהרגשה שלו וגם בעיני הסובבים אותו.
2. הגדרה של תפיסת תפקיד "מדריך" – הציגו את התפקיד איך אתם רואים אותו ומהו חשיבותו בעיניכם - זה מעניק יוקרה לתפקיד, חיזוק מסוג זה מניע ומגביר מוטיבציה אצל העובד. בנוסף ראוי שנראה למנהל/עובד מה הוא מרוויח מתוספת מרכיב זה (באופן אישי/לתפקיד שמבצע כרגע).
במרבית המקרים התגמול הוא אינו כספי לכן ישנה חשיבות במציאת הערך המוסף שמרוויח המנהל/עובד.
3. בניית מרכיב תפקיד- הגדירו את מרכיבי התפקיד של מדריך למשל : למידת תכנים חדשים, עבודה מול מומחי תוכן אחרים, הכנת עזרי הדרכה רלוונטיים, ביצוע הדרכות לעובדים, וליווי והטמעה ביחידות השטח.
חשוב שהמדריך יידע מה נדרש ממנו לבצע כאשר נכנס לכובע "מדריך", שהרי כרגע אינו מבצע את התפקיד המקצועי בשגרה היומית שלו.
4. מתן כלים - העניקו להם את הכלים ההדרכתיים הרלוונטיים (מיומנויות הדרכה, שיטות הדרכה), כדי שיוכלו להדריך בצורה מקצועית וטובה.
 5. מתן כלי מדידה - הגדירו ובנו את כלי המדידה הנדרשים לבדיקת אפקטיביות ההדרכות. חשוב שהמנהל/עובד יידע לבחון ולהעריך האם ההדרכה הייתה אפקטיבית- האם תכני ההדרכה עברו בצורה טובה, והאם המסרים הובנו. הבדיקה יכולה להתבצע בדרכים שונות: תרגולים, סימולציות מתאימות, ומבדקי ידע מקצועי.

לסיכום,
בארגונים וחברות אשר אין להם מחלקות הדרכה מובנות ופורמאליות, יש חשיבות ליצירת קבוצה אשר פועלת על פי עקרונות הדרכה משותפים, בעלת מיומנויות הדרכה בסיסיות אשר יאפשרו להם להעביר הדרכות בצורה מקצועית איכותית ואפקטיבית. נדרשת תחזוקה שוטפת של הפורום, ברמת מפגשים תקופתיים, רענון הכלים, והעשרות נדרשות. כך גם תשביחו את העברת הידע בארגון  וגם תייצרו קבוצה אשר רבים יישאפו אליה ויראו בזה קידום אישי ומקצועי.  איך שלא תסתכלו על זה יצירת פורום מדריכים מקצועי בארגון/חברה היא WIN WIN   לכולם:לארגון/חברה, לעובדים ולמדריכים עצמם.


הכותבת : קסלסי גלית, מאמנת, מפתחת ומנחה בכירה בחברת : 100Men – אימון להצלחה , החברה המובילה לפיתוח ואימון עסקי וארגוני.

לאתר החברה : www.100Men.org.il קישור לעוד טיפים נוספים : עצות וטיפים מועילים


 

 
http://www.hrm.co.il | Powered by Tafnit Websystems 972-54-4780798