חיפוש באינדקס חברות
 
חיפוש מאמרים
 
חיפוש בפורום משאבי אנוש
מאמרים וכתבות בניהול משאבי אנוש, הדרכה, תגמולים והטבות.
 
תגיות ( לחצ/י על התגית הרצויה לצפיה ברשימת מאמרים בנושא נדרש )
משאבי אנוש, הדרכה, תזונה, אינטרנט, גרפולוגיה, DIVERSITY, דיני עבודה, ניהול, ארגונומיה, Coaching, גיוס, בטיחות, מכירות, תקשורת, ניהול ישיבות, שימור עובדים, ניהול השינוי, תגמולים והטבות, גלובליזציה, חשיבה יצירתית, הטרדה מינית, הפעלות, טכנולוגיה, Balanced Scorecard, אחריות חברתית, רווחה, CRM, שירות, שיווק, איכות, Relocation, הערכת עובדים, מיתון והתייעלות, WLB, ניהול מו``מ, אסטרטגיה, NLP, אבטחה ובטחון, תקצירי תיזות, ניהול פרויקטים, ביטוח, QRM, ניהול סיכונים, מעילות, חגים, פרזנטציה, איכות הסביבה, קריירה, גישור וניהול קונפליקטים, ניהול זמן, פינה מהסרטים, מנהיגות, בריאות העובד, מיחשוב, דור ה Y, יח``צ, חיסכון בעלויות, אבחון, תדמיתנות, נגישות, מסים, שכר, התארגנות עובדים, צדק חברתי, חירום, הגיל השלישי, Talent Management, אתיקה, העסקת חרדים, קוד לבוש, פיתוח ארגוני, כלכלת המשפחה, פנסיה, פרישה, התעמרות, CQ- Cultural Intelligence‏, מיזוגים ורכישות, מנויים חדשים, Global,
מאמרים - משאבי אנוש
משאבי אנוש משאבי אנוש
מועדון הטבות ארגוני HR SHOPS
 
HR2Day רישום לניוזלטר
כניסת משתמשים רשומים
שם משתמש
סיסמה
 
 
 
 
 
21/09/2019
 
 
 
מצגות ממוחשבות – עזר או כנגדו?
חזור לרשימה
 
תאריך: 25/10/2010
כותב: ד``ר רחל המאירי
כתובת דוא"ל:  talmud@bezeqint.net
 

קיימים חוגים הרואים במצגות הפאור פוינט חלק בלתי נפרד מהצגת נושא. מולם הולכת וגדלה האסכולה הטוענת כי מצגות ממוחשבות גורמות לרדידות, פוגעות בשטף הצגת הדברים ומבזבזות זמן יקר שעדיף להקדישו למחשבה על המסר המילולי ולתכנונו.


אכן, מצגת עלולה לסרבל את שטף ההרצאה. היא עלולה להיות גורם המסיח את תשומת הלב מהדובר, הגיבור המרכזי באירוע. הקהל עלול להתאמץ להעתיק או לפחות לקרוא בתשומת לב את הכתוב וכך יפוצל הקשב בין המצגת לדובר. העניינים מסתבכים כאשר הדובר והמסרים המוצגים על השקף אינם נמצאים בהלימה השקף מספר סיפור אחד, ואילו המרצה מפליג ממנו והלאה. אין ספק שנתקלתם במצבים המתוארים לעיל. אולם, לדעתי אין להסיק מכך שיש לשפוך את התינוק עם המים. על פי המחקר קליטת מסרים משתפרת כאשר מפעילים את חוש הראייה ואת חוש השמיעה גם יחד, ולכן יש יתרון בהרצאה שמשולב בה חומר ויזואלי מצגת. חרף יתרון זה, עצם שילובה של מצגת אינו מבטיח קליטה אפקטיבית. מצגת תהיה למרצה ל"עזר" ולא "כנגדו", אם תחזק את המסר המילולי ותתרום להבנתו. מרצה העושה שימוש במצגת צריך להיות מיומן בשילוב תוכן המצגת בהרצאה. זאת, הן בשפת גוף המקשרת בין הכתוב לנאמר ובעיקר בתכלול הכתוב במסר המילולי.

תנאי הכרחי לשימוש אפקטיבי במצגת הנו מצגת כתובה היטב ומעוצבת כהלכה.

מאמר זה יציג עקרונות בעיצוב המצגת ובשימוש בה. החליטו בעצמכם אם לפנינו כלי מכשיל או כלי בעל תרומה פוטנציאלית למסר המילולי.

הצעד הראשון לשימוש אפקטיבי במצגות קשור בעיצובן

העיצוב מוכתב על ידי שלוש המטרות שמצגת אמורה לשרת:

להמחיש את החומר

למקד ולהדגיש את העיקר

לתרום לתקשורת בין המציג לקהל

המחשה

מצגות מאפשרות המחשה מוסרטת או המחשה ע"י תמונות ותרשימים. ההמחשה הויזואלית הנה הערך המוסף של המצגת. ניתן כמובן להמחיש באמצעות סיפורים, דימויים ואנלוגיות, אולם כידוע, טובה תמונה מאלף מילים. מכאן שמצגת העושה שימוש רב בחומר המחשה תשרת בהצלחה את הפרזנטציה.

מיקוד והדגשה

משמעות מטרה זו היא:

הימנעות מעומס

שימוש נכון בצבע

ארגון השקפים ברצף נכון המאפשר מעבר חלק והגיוני בין שקף לשקף.

להלן כמה שאלות שכיחות העולות בהקשר למטרות המצגת:

"האם המצגת לא משמשת כתזכורת למציג?"

מציג שאינו סומך על זכרונו ובקיאותו ישאף לכלול במצגת כמות גדולה יותר של מידע ולכן יעצב מצגת עמוסה שאינה משרתת את מטרת המיקוד וההדגשה.

לדעתי, מצגות נועדו לקהל, ולכן עיצובן צריך לשרת את צורכי הקהל. מציג שאינו סומך על זכרונו יכול להדפיס לעצמו את המצגת בתצורה של "עמודי הערות" [אחת האופציות ב- פאור פוינט] ושם יוכל לרשום לעצמו נקודות לתזכורת.

"האם המצגת לא נועדה לתיעוד המסר?"

אכן, לקוחות רבים דורשים מצגות מפורטות המשמשות כחוברת מידע. אין ספק שזהו צורך אמיתי ויש להיענות לו. אולם הפתרון הוא להכין מצגת שנועדה לתיעוד ומצגת מקוצרת שנועדה לשמש באפקטיביות את המציג בעת הפרזנטציה המילולית של החומר.

האם שם המיקוד והתמצות איננו פוגעים במורכבות ובהעמקה?

זהו בדיוק הקו המבדיל בין מטרת המצגת לבין תפקיד המציג. בהמשך יתואר תפקיד המציג כ"פרשן" השקף. מחובתו של המציג להרחיב ולהעמיק. בשם קלות הקליטה, על המצגת הכתובה למקד.

o הימנעות מעומס

כלל אצבע אומר כי מצגת לא עמוסה מאפשרת ראייה 6:6 שש שורות ושש מילים בשורה.

הכותרת הראשית של השקף, בדומה לכותרת מוצלחת בעיתון, אמורה להיות מנוסחת באופן שמבהיר לקהל על מה מדובר בשקף. על הכותרת לשמש כ"מטריה" לתוכן השקף כולו. כותרת יכולה להיות עובדתית או פרשנית, עניינית או מסקרנת ופרובוקטיבית הכל בהתאם לקהל ולמטרת המסר.

בשם ההדגשה והמיקוד מומלץ להציג מסרים בתמונות, ברשימות או בטבלאות ולא בטקסט מתמשך. פיצול רשימות באמצעות כותרות משנה המספקות מכנה משותף לכמה פריטים ברשימה מקילה על העומס ועל הזיכרון.

עומס נוצר גם על ידי מספר השקפים ביחס למשך ההצגה.זכרו! פחות זה יותר! אני עדיין מנהלת מאבק מתמשך עם עצמי לוויתור על שקפים יפהפיים שעמלתי על הכנתם, וסברתי שאי אפשר בלעדיהם לטובת מצגת ממוקדת ועמידה במסגרת הזמן.

משך הצגת תוכן שקף אורך בממוצע כ 3 דקות ולמעלה מזה. עשו בעצמכם את החשבון, תוך הוספת זמן לפתיחה, לסיכום, לשאלות ולמרווח לטעויות.

o צבע

שימוש נכון בצבע תורם למטרת המיקוד וההדגשה. צבע לא נועד לקישוט אלא לשיפור העברת המסר. הצבע יוצר אווירה משום שלצבעים יש כידוע משמעות פסיכולוגית בהיותם מרגיעים או מעוררים. לצבע אדום מסר שונה מאשר לכחול או לירוק. הצבע עלול לגרוע מבהירות המסר אם הניגוד בין הרקע לכתוב אינו בולט. עדיף עיצוב של טקסט כהה על רקע בהיר. עיצוב זה מקל על קריאת המסרים.

הצבע משרת מטרות של הדגשה ומיון ובכך תורם למטרת המיקוד שצוינה לעיל.

o רצף

ארגון נכון של השקפים, ארגון המחזק את מבנה המצגת מאפשר מעבר חלק והגיוני משקף לשקף. היכולת לעקוב בקלות אחר הדברים תורמת למיקוד המסר.

תרומה לתקשורת

לוגו או תמונה חוזרת של מוצרי חברה משרתים ללא מילים את המסר.

שקף מפתיע כגון קריקטורה רלוונטית, מסר משעשע, יכול להוות אתנחתא קומית או תפנית מגוונת בהצגה. כל התרחשות במהלך ההצגה המעלה מחדש את עקומת הקשב תורת לתקשורת.

הקשר בין המצגת הממוחשבת למסר המילולי מיומנות שכדאי לסגל

הסקירה לעיל הדגימה כיצד עקרונות עיצוביים תורמים להשגת מטרות של המחשה, מיקוד ותקשורת. אחת המסקנות העולות מכך היא שהמציג חייב להיות מעורב בתכנון המצגת. זו אינה עבודה לגרפיקאי. זוהי בראש ובראשונה עבודתו של מומחה התוכן. הוא, ולא גרפיקאי, זה שיקבע מהם המסרים העיקריים ובאיזה רצף יוצגו.

כדי למנוע תופעות של פיצול קשב של הקהל או שעבוד יתר של המציג לשקפים על המציג להיות מיומן בשימוש במצגת. הבשורה הטובה היא שמיומנות זו ניתנת לרכישה.

כיצד מתבצע התכלול בין המצגת למסר המילולי?

טכניקת הצגת תוכן השקף

שפת גוף

קישור נכון בין שקף לשקף

הצגת תוכן השקף

תפקידו של הדובר להוסיף ערך מוסף לשקף, להיות פרשן השקף ולא! לקרוא את הכתוב. סביר להניח שהקהל יודע לקרוא בעצמו. לרוב, החומר המוצג אינו מדבר בעד עצמו. הדבר נכון גם לגבי טבלאות, גרפים או נתונים מספריים "גולמיים".

על המציג לאפשר לקהל להתמצא בקלות על ידי הצגת "מקראה" לשקף. מקראה יכולה להיות פרמטרים של טבלה, צירים בגרף, קנה מידה וכו. לעתים ירצה המציג להוסיף מילה לגבי ארגון של פריטים ברשימה האם יש לסדר הצגתם משמעות.

המציג כפרשן צריך להרחיב מעבר למחומר המוצג. עליו להסביר, להוסיף דוגמאות, לציין משמעויות. האם התקציב המוצג הנו גדול או קטן? מהן השלכותיו? מה המגמה המוצגת בגרף? מה המסרים המשתמעים מהנקודות שעל השקף? וכו'.

כיצד יש להציג שקף המכיל רשימה של פריטים? האם להתעכב ולפרש כל פריט ברשימה?

האם חשבתם פעם כמה זמן אורך להתעקש ולהציג כל שורה ושורה בשקף? גם שקף העונה על כלל 6:6 יגזול לפחות 3-4 ד', אם נקדיש כחצי דקה לשורה. מי כמוכם יודע שכאשר האידיאל של 6:6 אינו מתגשם... עלול המרצה ל"ייבש" את הקהל בשורת "דברים נוספים" ללא רחמים. לעומת זאת, המציג כפרשן ימיין את הרשימה, יציג התייחסות כוללת לגבי כל פריטיה ולעתים יבחר להתמקד בפריט אחד או שניים משמעותיים במיוחד.

דרך מעניינת להתמודד עם עומס מידע (טבלת נתונים עלולה להיות עמוסה) הנה לגרום לקהל לקרוא את השקף בתשומת לב. זאת על ידי הפניית שאלה שתכריח את הקהל למצוא את התשובה בחומר המוקרן. בקיצור, פרשן טוב יקל על ההתמצאות בשקף, יגדיר את המסר העיקרי המשתמע, ימיין, יסווג, ידגיש ולעתים יפעיל את הקהל.

שמירה על רצף ההצגה נעשה באמצעות קישור נכון בין שקף לשקף

ציינו לעיל את חשיבותו של ארגון השקפים ברצף נכון. לכך יש להוסיף משפטי מעבר המקשרים בין שקף לשקף.

אנו רגילים לשמוע אמירות כגון: "השקף הבא" או "דבר נוסף" לא לכך כוונת המשורר. הקישור חייב להיות ענייני. לדוגמה: "עד כאן דיברנו על הסיכונים. בשקף הבא נדבר על דרכי ההתמודדות". אם אינכם זוכרים בעל-פה מהו השקף הבא סכמו בקצרה את השקף אותו אתם מציגים. עברו לשקף הבא ואז אמרו את משפט הקישור.

שפת הגוף

עיתוי הצגת השקפים צריך להיות מדויק!

אין לדבר ובו זמנית להעלות את השקף הבא טרם עת. לדוגמה, אם רצונכם להציג את עצמכם ורק לאחר מכן להראות שקף המכיל נושא וראשי הפרקים להרצאתכם. סיימו להציג עצמכם, ורק אחר כך הציגו את שקף הנושא.

שימוש במצגת עלול לגרום לנתק בקשר העין בין המציג לקהל.

ודאי מוכרת לכם התמונה בה עומד המציג בפרופיל, ראשו "ממוגנט" ללוח וגבו מופנה לפחות למחצית הקהל בגלל צורת העמידה. זכרו לעמוד כשפניכם לקהל. לקשר העין תרומה משמעותית לאפקטיביות ההצגה והתקשורת.

זכרו לעמוד במקום שאינו גורם לכם להסתיר את השקף.

הקישור בין המסר המילולי לשקף נעשה באמצעות הצבעה על השקף. הצביעו על המילה או על הקטע עליו אתם מדברים וכך תקשרו בין הנאמר לכתוב או למוצג. אל תשכו לחזור ולהפנות את פניכם לקהל אחרי שהצבעתם על השקף.

ניתן להצביע ולמקד את תשומת הלב בעזרת הסמן על מסך המחשב. באופן זה לא תצטרכו לנתק קשר עין. לעתים דווקא ההצבעה על המסך הגדול תאפשר "דרמה זוטא"- תוכלו לזוז מהנקודה בה אתם ממוקמים ובכך להוסיף נופך דינמי משהו לאירוע.

הצביעו בכף יד פתוחה או בעזרת שרביט. [אל תשכחו להניח את השרביט לאחר השימוש. אינכם רוצים לפגוע מרוב התלהבות במי מהמאזינים]. מנעו הסתרה של החומר המוקרן. הצביעו מצד ימין אם הטקסט כתוב בעברית ומצד שמאל על טקסט באנגלית. בכך תמנעו הסתרה של הכתוב.

התרומה המופלאה של האות B! הנה הפתרון הפשוט למניעת נתק בין המסר המילולי לשזה המוקרן על המסך. האם ידעתם שלחיצה על האות B על מקלדת המחשב מחשיכה את המסך?

אם יש לכם הסבר ארוך אל תפליגו בדברים כשהמסך דולק. החשיכו אותו וכך תוכלו למקד את תשומת לב המאזינים לפיכם המפיק מרגליות.

לסיכום,

מצגת ממוחשבת יכולה להיות לעזר. עליה להיות מעוצבת נכון, ועליה להיות מוצגת כך שתהיה חלק בלתי נפרד מהמסר המילולי.

בהצלחה!.


הודות ד"ר רחל המאירי
ד"ר רחל המאירי שימשה עד שנת 2005 כ"ממונה על פיתוח מנהלים" ועורכת עיתון החברה ב"תעשיה הצבאית" (תעש). כמו כן, במקביל הנחתה סדנאות למנהלים גם בארגונים אחרים באקדמיה ובתעשייה.

כיום ד"ר רחל המאירי הינה יועצת עצמאית העוסקת בהנחיית סדנאות ניהוליות ומתמקדת בנושאים הקשורים בתקשורת כגון: פרזנטציה, תקשורת שכנועית, מתן משוב, ניהול ישיבות ודיונים וכתיבה עסקית. נושאים שתקשורת אפקטיבית הנה המכנה המשותף ביניהם.

במסגרת עבודתה בתעש כתבה את הספר "להציג נושא ולהצליח" שנמכר בזמנו גם מחוץ לתעש.

עבודת הדוקטורט שלה עוסקת במתן משוב בתהליכי הדרכת מנהלים עם מיקוד ספציפי בהוראת מיומנות "הצגת נושא".

 
 
להוספת תגובה לחצ/י כאן      להדפסה לחצ/י כאן

תגובות:
 
1.
מאמר מצוין - 30/10/2010 - איתן
פורום משאבי אנוש | המכללה למשאבי אנוש | דרושים – משאבי אנוש | משאבי אנוש | משאבי אנוש מועדון הטבות | פורום תגמולים והטבות
בניית אתרים תפנית: 054-4780798