חיפוש באינדקס חברות
 
חיפוש מאמרים
 
חיפוש בפורום משאבי אנוש
מאמרים וכתבות בניהול משאבי אנוש, הדרכה, תגמולים והטבות.
 
תגיות ( לחצ/י על התגית הרצויה לצפיה ברשימת מאמרים בנושא נדרש )
משאבי אנוש, הדרכה, תזונה, אינטרנט, גרפולוגיה, DIVERSITY, דיני עבודה, ניהול, ארגונומיה, Coaching, גיוס, בטיחות, מכירות, תקשורת, ניהול ישיבות, שימור עובדים, ניהול השינוי, תגמולים והטבות, גלובליזציה, חשיבה יצירתית, הטרדה מינית, הפעלות, טכנולוגיה, Balanced Scorecard, אחריות חברתית, רווחה, CRM, שירות, שיווק, איכות, Relocation, הערכת עובדים, מיתון והתייעלות, WLB, ניהול מו``מ, אסטרטגיה, NLP, אבטחה ובטחון, תקצירי תיזות, ניהול פרויקטים, ביטוח, QRM, ניהול סיכונים, מעילות, חגים, פרזנטציה, איכות הסביבה, קריירה, גישור וניהול קונפליקטים, ניהול זמן, פינה מהסרטים, מנהיגות, בריאות העובד, מיחשוב, דור ה Y, יח``צ, חיסכון בעלויות, אבחון, תדמיתנות, נגישות, מסים, שכר, התארגנות עובדים, צדק חברתי, חירום, הגיל השלישי, Talent Management, אתיקה, העסקת חרדים, קוד לבוש, פיתוח ארגוני, כלכלת המשפחה, פנסיה, פרישה, התעמרות, CQ- Cultural Intelligence‏, מיזוגים ורכישות, מנויים חדשים, Global,
מאמרים - משאבי אנוש
משאבי אנוש משאבי אנוש
מועדון הטבות ארגוני HR SHOPS
 
HR2Day רישום לניוזלטר
כניסת משתמשים רשומים
שם משתמש
סיסמה
 
 
 
 
 
23/09/2019
 
 
 
שיחת ועידה: הישיבה הבלתי נראית (מתוך פינה מהסרטים חלק 16)
חזור לרשימה
 
תאריך: 02/05/2010
כותב: מרב רונן
כתובת דוא"ל:  multyeda@inter.net.il
 
מטרתן של ישיבות היא להפגיש אנשים. שיחת ועידה מפגישה רק בין הקולות. עלינו "לראות" באמצעות האוזניים, בכדי להתגבר על החוסר בערוץ הוויזואלי. הסרט החדש  "ישיבה בלתי נראית" מציג מספר  "כללים וירטואליים" שיישומם מבטיח שיפור וייעול של שיחות הועידה -  הישיבות הווירטואליות.


בעולמנו הטכנולוגי, יותר ויותר ישיבות הופכות ל"בלתי נראות". בישיבות רגילות, אנשים יושבים יחד, כך שניתן לראות מי משתתף, מה הרקע שלו, לקלוט את שפת גופו ואת הבעות פניו. בשיחות ועידה הסיפור שונה. המשתתפים פזורים בכל המדינה ואפילו בכל העולם. מבחינות רבות זה נהדר, זה מה שמאפשר לכלכלה העולמית לתפקד. אבל ישיבות וירטואליות, בטלפון או באינטרנט, מציגות גם אתגרים ייחודיים ועלולות ליצור בעיות בתקשורת. חוסר תיאום, הפרעות ורעשי רקע, אי הבנות, העדר נגישות למסרים בלתי מילויים וקשיים ביצירת תחושה של צוותיות –  כל אלו הם מכשולים אשר עומדים בפני המשתתפים בשיחות ועידה. בעזרת מספר "כללים וירטואליים" פשוטים, אשר מוצגים בסרטה החדש של מולטידע "ישיבה בלתי נראית",  ניתן להתגבר עליהם בקלות ולהפוך כל "ישיבה וירטואלית" ליעילה ואיכותית.

הדבר הראשון שיש לעשות לפני שמתחילים בשיחת הועידה הוא תיאום-רשת. ישיבות וירטואליות דורשות תיאום מיוחד. יש לקחת בחשבון כי לעיתים המשתתפים נמצאים באזורי זמן שונים. כמו כן חשוב לוודא שכולם מבינים איך להתחבר לישיבה. יש לספק מראש מידע רב יותר מאשר בישיבה רגילה: מי אמור להשתתף, מהו סדר היום, מסמכים רלוונטיים. את רוב הבעיות אפשר לפתור באמצעות תוכנת תזמון טובה או על ידי שליחת מיילים מפורטים וקבלת אישור מהמשתתפים. 

כאשר מנהלים שיחות ועידה חשוב גם לדאוג לצמצום ההפרעות. הכוונה היא להסרה של כל מה שמסיט את תשומת לבנו  מהעניין הנדון, כגון רעשי רקע או עיסוק במשימות אחרות במקביל להשתתפות בישיבה. על כל משתתף למצוא לעצמו מקום שקט, שיאפשר לו להתרכז בשיחה. מנהל הישיבה יכול לסייע בכך שידאג למקד ולקדם את הישיבה.

על מנת למנוע הפתעות ואי נעימויות יש להציג את המשתתפים. חשוב לוודא שכולם יודעים מי נמצא ומי לא - בתחילתה של הישבה וגם בכל אימת שמשתתף מצטרף או עוזב את השיחה.

בכדי לקיים שיחת ועידה יעילה מומלץ לקבל משוב מילולי.  מחקרים מראים שכמחצית מכלל התקשורת איננה מילולית. במפגשים של פנים אל פנים אנו מסתכמים רבות על מסרים וויזואליים של שפת גוף והבעות פנים, אשר מאפשרים לנו להבין רמזים סמויים. אנשים לא תמיד אומרים את מה שהם באמת מתכוונים. במהלך ישיבה וירטואלית, עלינו "לראות" בעזרת האוזניים שלנו. לשם כך כדאי לשים לב לנימת הדיבור, לבדוק ולשאול, לשכנע אנשים לומר את אשר על ליבם וליצור אווירה שבה אנשים ירגישו בנוח להביע את דעתם. מומלץ גם לערוך הצבעות לגבי החלטות חשובות.

שפת גוף איננה הדבר היחיד שאובד בתרגום, לעיתים גם  השפה שאנחנו שומעים לא ברורה לכולם. עקרון חשוב נוסף לישיבות וירטואליות הוא שימוש בשפה ברורה.  הדברים עלולים ללכת לאיבוד בשפה מקצועית, בהבדלי תרבות ובביטויי סלנג, אותם הרבה יותר קשה להבין כשלא רואים את הדובר. חשוב לאפשר לכל משתתף לבקש הבהרה במידה והדברים שנאמרו אינם ברורים לו. 

אחד הנושאים המאתגרים ביותר בקיום ישיבות וירטואליות הוא להיות צוות.  היתרון הגדול בעבודה בצוות הוא שנוצרת רוח צוות ואנשים מעודדים ותומכים זה בזה. הרבה יותר קשה ליצור תחושת צוות כאשר לא ניתן לראות את חבריו וכשאין אפשרות לבלות יחד ולהכיר אותם.  כדאי להקדיש זמן מה בתחילת הישיבה לשיחת חולין, כך שחברי הצוות יכירו זה את זה כאנשים ולא רק כקולות. מומלץ גם לציין באופן מיוחד הישגים והצלחות. כל הכרה כזו מחזקת את תחושת העבודה בצוות וההצלחה המשותפת.

שיחות ועידה הן נוחות מאוד, אך במהלכן עלולים לפספס דברים שעולים בישיבה פנים אל פנים.  יישומם של הכללים המוצגים לעיל מבטיח ייעול ושיפור של כל "ישיבה בלתי נראית" ומונע קצרים בתקשורת, אי הבנות והחמצת הזדמנויות.



 
 
להוספת תגובה לחצ/י כאן      להדפסה לחצ/י כאן

תגובות:
 
1.
ישיבה בקשר וירטואלי- חשיבות הכנת הישיבה - 07/05/2010 -
פורום משאבי אנוש | המכללה למשאבי אנוש | דרושים – משאבי אנוש | משאבי אנוש | משאבי אנוש מועדון הטבות | פורום תגמולים והטבות
בניית אתרים תפנית: 054-4780798