חיפוש באינדקס חברות
 
חיפוש מאמרים
 
חיפוש בפורום משאבי אנוש
מאמרים וכתבות בניהול משאבי אנוש, הדרכה, תגמולים והטבות.
 
תגיות ( לחצ/י על התגית הרצויה לצפיה ברשימת מאמרים בנושא נדרש )
משאבי אנוש, הדרכה, תזונה, אינטרנט, גרפולוגיה, DIVERSITY, דיני עבודה, ניהול, ארגונומיה, Coaching, גיוס, בטיחות, מכירות, תקשורת, ניהול ישיבות, שימור עובדים, ניהול השינוי, תגמולים והטבות, גלובליזציה, חשיבה יצירתית, הטרדה מינית, הפעלות, טכנולוגיה, Balanced Scorecard, אחריות חברתית, רווחה, CRM, שירות, שיווק, איכות, Relocation, הערכת עובדים, מיתון והתייעלות, WLB, ניהול מו``מ, אסטרטגיה, NLP, אבטחה ובטחון, תקצירי תיזות, ניהול פרויקטים, ביטוח, QRM, ניהול סיכונים, מעילות, חגים, פרזנטציה, איכות הסביבה, קריירה, גישור וניהול קונפליקטים, ניהול זמן, פינה מהסרטים, מנהיגות, בריאות העובד, מיחשוב, דור ה Y, יח``צ, חיסכון בעלויות, אבחון, תדמיתנות, נגישות, מסים, שכר, התארגנות עובדים, צדק חברתי, חירום, הגיל השלישי, Talent Management, אתיקה, העסקת חרדים, קוד לבוש, פיתוח ארגוני, כלכלת המשפחה, פנסיה, פרישה, התעמרות, CQ- Cultural Intelligence‏, מיזוגים ורכישות, מנויים חדשים, Global,
מאמרים - משאבי אנוש
משאבי אנוש משאבי אנוש
מועדון הטבות ארגוני HR SHOPS
 
HR2Day רישום לניוזלטר
כניסת משתמשים רשומים
שם משתמש
סיסמה
 
 
 
 
 
16/10/2018
 
 
 
עקרונות לבניית תקציב הדרכה ופיתוח ארגוני - חלק ראשון
חזור לרשימה
 
תאריך: 11/10/2018
כותב: יוסי קורן
כתובת דוא"ל:  yossi@yossikoren.com
 
אחת ההיערכויות במשאבי אנוש, בסיום כל שנה, היא בניית תקציב ההדרכה והפיתוח הארגוני. המאמר יציג גישה ועקרונות מרכזיים בבניית תקציב שיסייעו למנהלי משאבי אנוש, הדרכה ופיתוח ארגוני, בעיקר כאלה הנמצאים בראשית דרכם להתמודד עם בניית תקציב.
המאמר יענה על מספר שאלות מרכזיות

 

  1. איך בונים תקציב הדרכה ופיתוח ארגוני, כך שיהיה אפקטיבי, רלבנטי ומשמעותי לארגון?
  2. מה מציגים להנהלה בבואה לאשר תקציב הדרכה?
  3. איך נעזרים בתקציב למינוף אישי ומינוף מקצועי של יחידת הדרכה ופיתוח ארגוני

חלקו הראשון של המאמר יתמקד בסוגיה איך בונים תקציב הדרכה ופיתוח ארגוני אפקטיבי הנותן מענה לצרכים הארגוניים חלקו השני של המאמר יתמקד במה ואיך מציגים להנהלה את תקציב ההדרכה והפיתוח הארגוני וכיצד ממנפים מקצועית ואישית את התקציב שבניתם.

איך בונים תקציב הדרכה ופיתוח ארגוני

שלבים מרכזיים בבניית תקציב הדרכה ופיתוח ארגוני

  1. איתור צרכים
  2. בניית תקציב ההדרכה והפיתוח הארגוני

איתור צרכים

לרשות מנהל משאבי אנוש ההדרכה והפיתוח הארגוני עומדות מספר אפשרויות לאתר צרכי הדרכה:

א. תוכנית אסטרטגית של ההנהלה 

התוכנית האסטרטגית של ההנהלה ממקדת את מנהל משאבי אנוש, ההדרכה והפיתוח הארגוני בנושאים החשובים להנהלה בבניית תוכנית העבודה, לדוגמא: כניסה לשוק ההודי תחייב הדרכה ולימוד של ממשקי עבודה מול מנהלים בהודו, הטמעת מערכת ERP, תחייב להקצות משאבים ארגוניים רבים להדרכה, תמיכה וייעוץ בנושא, עד שספק אם הארגון, מנהליו ועובדיו יוכלו להכיל  אותו כך שיישאר בכלל תקציב לעוד הדרכות ותהליכי 

פיתוח ארגוני. אלה הן רק שתי דוגמאות המדגישות את הצורך של מנהלי משאבי אנוש, הדרכה ופיתוח ארגוני להכיר, לדעת וללמוד את התוכנית האסטרטגית של ההנהלה לפני בואם להכין את תקציב ההדרכה והפיתוח הארגוני.

ב. תוכנית עבודה יחידתיות

תוכניות עבודה היחידתיות מהוות מקור ידע חשוב להכנת תקציב הדרכה ופיתוח ארגוני. מנהלי היחידות גוזרים את היעדים העסקיים שלהם מהתוכנית האסטרטגית הארגונית. בשיחה עם מנהל היחידה צריך לזהות את המוקדים בהם הדרכה ופיתוח ארגוני יכולים לתת מנענה מקצועי על מנת לאפשר ליחידה לעמוד ביעדיה העסקיים

ג. תהליך הערכת עובדים 

אחת המטרות המרכזיות של תהליך הערכת עובדים הוא הדיאלוג בין המנהל והעובד, סביב סוגיית הפיתוח המקצועי והאישי של העובד. בטופס הערכת עובדים צריך להיות סעיף שבו דנים המנהל והעובד בהדרכות והשתלמויות מקצועיות, אותן צריך לעבור העובד בכדי שיוכל לשפר ביצועים, להרחיב את גבולות הידע שיכשירו אותו לתפקידים נוספים, אם אכן הוא מיועד לקידום. משאבי אנוש, הדרכה ופיתוח ארגוני אמורים לרכז את המידע הזה, לבחון ולתקף את הרלבנטיות שלו (בהמשך אסביר מדוע), ולגזור מתוכו תוכניות הדרכה ופיתוח ארגוני. הסיבה שציינתי את הצורך בתיקוף המידע הוא מהסיבה הבאה, לא מעט מנהלים ממלאים בטופס הערכת עובדים קורסים העוסקים באסרטיביות, תקשורת, יחסי אנוש, שרות. לפעמים הדבר ניראה כאילו כדי לצאת ידי חובה. כמובן שמחלקת משאבי אנוש, הדרכה ופיתוח ארגוני צריכה לברור את המוץ מן התבן. במידת הצורך לחזור אל המנהלים ולבקש מהם עיון חוזר במה שמילאו בטופסי ההערכה. מעבר לזה, בתהליך הערכת עובדים הבא, יש לחדד למנהלים נקודה זו כדי שישימו אליה לב ושלא תחזור על עצמה, אם אינה משקפת את המציאות הארגונית.

ד. סקר צרכי הדרכה 

משאבי אנוש, הדרכה ופיתוח ארגוני יכולים לעשות סקר צרכי הדרכה ארגוני. הסקר יכול להיעשות ע"י ראיונות עם מנהלים בכירים בארגון וקבוצות מיקוד של עובדים בהם נבחנים צרכים יחידתיים או צרכים רוחביים לקבוצות עובדים שונות בארגון, לדוגמא צרכים של מחלקת הלוגיסטיקה כמחלקה וצרכים של קבוצת מנהלי הפרויקטים. בשתי דוגמאות אלה המיקוד שונה. במחלקת הלוגיסטיקה המיקוד הוא אנכי וממוקד אך ורק בצרכים המקצועיים של מחלקת הלוגיסטיקה, לעומת צרכי מנהלי הפרויקטים שהם צרכים חוצי ארגון ללא קשר לאיזו יחידה הם שייכים. בנוסף הסקר יכול להיעשות ע"י העברת שאלונים ועיבודם. כיום קיימים כלים אינטרנטיים מצוינים לביצוע סקרים. 

ה. פרויקטים, תהליכי הדרכה ופיתוח ארגוני שמתקיימים או שהסתיימו

סביר להניח שבפרויקטים, תהליכי הדרכה ופיתוח ארגוני שמתקיימים או שהסתיימו, גובשו המלצות וכיווני פעולה להמשך. המלצות אלה מהווים, גם הם, בסיס מצוין לבניית תוכנית הדרכה ופיתוח ארגוני.      

בסיום תהליך איתור הצרכים יש לקבוע סדרי עדיפויות ראשוניים ולתקף אותם מול ההנהלה ומנהלי היחידות השונות. 

הקריטריון הפשוט שאותו אני רוצה להציע בתיקוף סדרי העדיפויות, בנוי מ - 3 חלקים:

MUST 

מה חייב להיות. אילו הדרכות ותהליכי פיתוח ארגוני חייבים לקיים. קשור ישירות לתהליכים אסטרטגיים של הארגון.

WANT 

מה רצוי לקיים. בקריטריון זה יהיו כל הפרויקטים בעלי חשיבות לארגון, היכולים לסייע להוציא אל הפועל את האסטרטגיה הארגונית ואינם נכללים במסגרת הקודמת

NICE TO HAVE 

נחמד שיהיה. אלה הם הקורסים וההדרכות שאם נשאר כסף, זמן, אנרגיה, ומשאבים ארגוניים, ניתן לקיים אותם, אבל הם בעדיפות  שלישית ואחרונה. הכוונה היא בעיקר לקורסי העשרה והרצאות הרחבת אופקים למיניהם.

מנהלי הדרכה ופיתוח ארגוני צריכים לזכור שפעילות של NICE TO HAVE תמיד קלה יותר לביצוע מאשר נושאים שהם MUST. נושאי ה - MUST נוגעים בסוגיות הליבה המרכזיות והאסטרטגיות בארגון. הן מורכבות, יש סיכוי לניגוד אינטרסים בין בעלי עניין שונים ולא תמיד פשוט להוציאן אל הפועל. קל יותר להזמין מרצה אורח שירצה על יחסי החוץ של ישראל ועל אירן. חשוב לזכור, זו אינה הדרכה ובוודאי לא פיתוח ארגוני, זהו ערב שנועד לעשות מצב רוח טוב לעובדים. ותו לא. קל מאוד לקיים אותו אבל בינו ובין הדרכה אין ולא כלום.

מנהלי הדרכה ופיתוח ארגוני צריכים למקד את מאמציהם בנושאי ה - MUST ו - WANT ורק בסופו של יום, אם נשארים תקציב, זמן ואנרגיה יש מקום לקיים פעילויות כאילו הדרכתיות.

עוד אבחנה אחת שאני מעוניין לעשות היא בין הדרכות הקשורות ישירות לפיתוחו המקצועי של המנהל והעובד ובין קורסים והדרכות שהם במסגרת העשרה.

קורסים, הדרכות והשתלמויות שקשורים ישירות לפיתוח המקצועי של המנהל והעובד ויסייעו לו לבצע את עבודתו המקצועית טוב יותר והם צריכים להיות במסגרת שעות העבודה. הדרכות והשתלמויות שהן העשרה ואינן נותנות ערך מוסף ישיר לארגון, כדאי שיתקיימו לאחר שעות העבודה הפורמאליות, רצוי אפילו במימון משותף של המעביד והעובד, למרות שהדבר נתון לשיקול דעתו של המעביד, איך והאם לממן קורסי העשרה. הבעיה מתחילה כשלא מעט ארגונים, בעיקר ארגוני IT, מקיימים קורסים הקשורים ישירות לעבודתו והפיתוח המקצועי של המנהל או העובד בשעות הערב, לאחר שעות העבודה. לאורך זמן, שכרו של הארגון יוצא בהפסדו. מנהל או עובד שבאים לקורס אחרי יום עבודה מלא אינם מסוגלים להפיק את המיטב מההשתלמות וההדרכה המקצועית. התוצאה, הארגון גם הוציא כסף על הדרכה וגם לא הפיק את המיטב מההדרכה ובנוסף העובד לא מוקיר את המעביד שמשקיע בו ובקורס.

ובכן אותרו הצרכים מה השלב הבא?

בניית תקציב ההדרכה והפיתוח הארגוני

אחרי שאותרו הצרכים ויש כיוון כללי לגבי הנושאים הדורשים התייחסות וטיפול מגיע "השלב האפור", המתיש והלא זוהר של העבודה הסיזיפית הכוללת פגישות עם ספקים, קבלת הצעות מחיר ובחירת החלופות המתאימות.

אילו נושאים יש לשקלל כשבונים תקציב הדרכה:

  • עלויות ישירות מרצים / יועצים / מנחים
  • עלויות עקיפות של מרצים/יועצים/מנחים - לדוגמא תקורות יועצים/מרצים/מנחים, תוך כדי הקורס ובסיומו (האם הן משולמות במסגרת הקורס או מתומחרות בנפרד). מניסיון אישי רצוי לסגור נקודה זו לפני סגירת החוזה תוך הגדרה מפורשת של מספר השעות המוקדשות לתקורות אלה.
  • תקורות ארגוניות כגון: כיבוד, ציוד וחומרי עזר נוספים.
  • במידה והדרכות מתקיימות מחוץ לארגון יש צורך לבחון את הצעות המחיר של המלונות והמקומות בהם עומדים להתאר
  • עוד נתון חשוב שצריך לדאוג שיהיה (בעיקר בעת הצגת התקציב) זהו ה - Benchmark. כיוון שהדרכה ופיתוח ארגוני הם אחד האמצעים לשימור עובדים טובים בארגון (נתון מאוד חשוב לכל הנהלה). רצוי מאוד להציג את השקעת הארגונים האחרים בכלל וארגונים בענף בו פועל הארגון שלכם בפרט, בכל מה שקשור לפיתוח ארגוני והדרכות של מנהלים ועובדים. 

ביחידות בהן יש מטה ו- BU מתעוררת לא פעם סוגיית "מי יממן", אסביר בקצרה את הקושי:

  • בחלק מהארגונים בהן יש BU מתחילה התחשבנות על מי משלם על חדר ההדרכה, מי משלם על כיבוד וכדומה. הפתרון, בחלק מהמקרים הוא שכל יחידה משלמת עבור חלקה בהדרכה. מצב זה מכניס את מנהלי משאבי אנוש, הדרכה ופיתוח ארגוני לסבך שאין ממנו מוצא. הצעתי היא ליצור מצב בו כל היחידות מעבירות תקציב מסוים לתקורות בתחילת שנת התקציב. אחרת מנהלי משאבי אנוש, הדרכה ופיתוח ארגוני ימצאו את עצמם משקיעים אנרגיה רבה בלנסות ולהבין מי משלם על מה באיזו הדרכה. אני יכול להבטיח לכם מניסיון אישי שזה תהליך מתיש שמנטרל חלק גדול מאפקטיביות של מנהלי משאבי אנוש, הדרכה ופיתוח ארגוני.
  • אפשרות נוספת להתמודד עם סוגיית ה - BU והתקציב הוא לחלק את התקציב לשניים. תקציב ייעודי להדרכות מקצועיות י שאר באחריות ה - BU אבל ינוהל מקצועית ע"י מנהל ההדרכה והפיתוח הארגוני, תקציב ההדרכה הניהולית והפיתוח הארגוני של הארגון, כולל ה - BU, יהיה באחריות בלעדית של מנהל ההדרכה והפיתוח הארגוני. אני יודע 

שמנהלי כספים של חברות הנסחרות בבורסה לא אוהבים גישה זו כי היא מעמיסה על סעיף הוצאות ההנהלה. 

מנהלי כספים ומנהלי הדרכה ופיתוח ארגוני צריכים למצוא פתרון לסוגיה זו כדי לאפשר למנהלי ההדרכה והפיתוח הארגוני יכולת תפקוד עצמאית ללא תלות ב - BU כזה או אחר.

למרות שסמנכ"ל הכספים לא יאהב את מה שאני כותב, מוצע למנהל ההדרכה והפיתוח הארגוני לנפח מעט את התקציב על מנת שיישארו לו עודפים, במידה ויעלה במהלך השנה צורך שלא תוקצב. סיבה נוספת, כל תקציב דינו להיות מקוצץ. הגשת תקציב גדול יותר יאפשר גמישות רבה יותר גם אם התקציב מקוצץ. רק אל תתנו למנהלי כספים בארגון לקרוא את המאמר.

 


על יוסי קורן:

יועץ ניהולי. מומחה ליישום והטמעת תהליכי שינוי בארגונים. 30  שנות ניסיון בייעוץ לארגונים, הנהלות ומנהלים בסקטור הפרטי והציבורי, בהטמעת תהליכים התומכים בשיפור ביצועים ותוצאות עסקיות. בין הלקוחות: חברות בתחומי התפעול, הלוגיסטיקה, השרות, המסחר, משרדי עו"ד מובילים, סקטור ציבורי ועוד.
 
 
 
 
להוספת תגובה לחצ/י כאן      להדפסה לחצ/י כאן

תגובות:
 
פורום משאבי אנוש | המכללה למשאבי אנוש | דרושים – משאבי אנוש | משאבי אנוש | משאבי אנוש מועדון הטבות | פורום תגמולים והטבות
בניית אתרים תפנית: 054-4780798