חיפוש באינדקס חברות
 
חיפוש מאמרים
 
חיפוש בפורום משאבי אנוש
מאמרים וכתבות בניהול משאבי אנוש, הדרכה, תגמולים והטבות.
 
תגיות ( לחצ/י על התגית הרצויה לצפיה ברשימת מאמרים בנושא נדרש )
משאבי אנוש, הדרכה, תזונה, אינטרנט, גרפולוגיה, DIVERSITY, דיני עבודה, ניהול, ארגונומיה, Coaching, גיוס, בטיחות, מכירות, תקשורת, ניהול ישיבות, שימור עובדים, ניהול השינוי, תגמולים והטבות, גלובליזציה, חשיבה יצירתית, הטרדה מינית, הפעלות, טכנולוגיה, Balanced Scorecard, אחריות חברתית, רווחה, CRM, שירות, שיווק, איכות, Relocation, הערכת עובדים, מיתון והתייעלות, WLB, ניהול מו``מ, אסטרטגיה, NLP, אבטחה ובטחון, תקצירי תיזות, ניהול פרויקטים, ביטוח, QRM, ניהול סיכונים, מעילות, חגים, פרזנטציה, איכות הסביבה, קריירה, גישור וניהול קונפליקטים, ניהול זמן, פינה מהסרטים, מנהיגות, בריאות העובד, מיחשוב, דור ה Y, יח``צ, חיסכון בעלויות, אבחון, תדמיתנות, נגישות, מסים, שכר, התארגנות עובדים, צדק חברתי, חירום, הגיל השלישי, Talent Management, אתיקה, העסקת חרדים, קוד לבוש, פיתוח ארגוני, כלכלת המשפחה, פנסיה, פרישה, התעמרות, CQ- Cultural Intelligence‏, מיזוגים ורכישות, מנויים חדשים, Global,
מאמרים - משאבי אנוש
משאבי אנוש משאבי אנוש
מועדון הטבות ארגוני HR SHOPS
 
HR2Day רישום לניוזלטר
כניסת משתמשים רשומים
שם משתמש
סיסמה
 
 
 
 
 
08/12/2019
 
 
 
המרוץ האינסופי אחר הזמן- מי מנהל את מי?
חזור לרשימה
 
תאריך: 09/10/2013
כותב: איילת פדה גולדשטיין ותמר תאט עדרי
כתובת דוא"ל:  info@padeh.co.il
 
כעת עם החזרה לשגרה וברבעון האחרון של השנה – יש לחץ  להספיק!
האם אתם נוקטים באסטרטגיות נכונות או שגויות לניהול הזמן?
 איילת פדה גולדשטיין מנכ"לית פ.ד.ה יעוץ ארגוני והדרכה, תמר תאט עדרי – סמנ"לית בפ.ד.ה– מציעות מספר טיפים להתייעלות וקידום אורך חיים מאוזן  work-life balance


תומאס אדיסון כתב כי "זמן הוא ההון היחיד שיש לאדם, והדבר היחיד שהאדם אינו יכול להרשות לעצמו לאבד". בין אם מתוך אמונה זו, ובין אם בשל אילוצי המציאות התובענית של ימינו, מנהלים מתנהלים בשיטות שונות, על מנת להספיק ולהכיל ביום אחד את כל שנדרש. קיימות 3 אסטרטגיות עיקריות המאפיינות את ניהול הזמן של רוב בני האדם:

  1. האסטרטגיה הביצועיסטית הבלתי נלאית (בור ללא תחתית) - בבסיסה קיימת אמונה שגויה, שבאמת היה יכול להיות מספיק זמן לעשות הכל לו רק אנשים היו מארגנים את שעותיהם ביעילות רבה יותר. אנשים הנוקטים באסטרטגיה זו סבורים שאם יוכלו לנוע מספיק מהר, הם ינצחו במרוץ ואף יישאר להם זמן פנוי. כמובן שזה לא עובד כך. כאסטרטגיה לניצול הזמן, עבודה מהירה אינה מועילה במיוחד, ולעתים קרובות יוצרת בעיות. תחת תנאי "לחץ", אנשים עושים שגיאות- יש להם פחות זמן לחשוב, לתכנן ולשקול לפני שהם נוקטים בפעולה לפתרון בעיות, דבר המוביל לניהול משימות בדרך של "כיבוי שריפות". הימים מתחילים להיראות כמו מרוץ משוגע, תוך ניסיון קלוקל להספיק יותר, בפחות מדי זמן. התוצאה היא כי מעגל הלחץ גדל על חשבון, מעגל ההצלחה.
    לא בכדי לחץ והצלחה מורכבים מאותו השורש, ואסטרגיה זו אינה צולחת.
  2. אסטרטגיית השעות הנוספות - דוגלת בהארכת שעות עבודה- מתוך אמונה שיותר זמן יקנה יותר ביצוע. אולם, כאשר שעות נוספות הופכת להרגל קבוע, מתפתחות בעיות. הזמן הפרטי הולך ונעלם, והעייפות – פיזית ונפשית - גוברת. שעות רבות יותר מוקדשות לפתרון בעיות, שמוח רענן היה יכול לפתור הרבה קודם. אנשים הנוקטים באסטרטגיה זו לוקים לרוב בהעדר תכנון פעילויות להשגת מטרות ובהעדר הבחנה בין החשוב והדחוף/ העיקר והטפל.
  3. אסטרטגיית הדחיינות – רווחת כאשר לחץ העבודה מצטבר, ומספר המטלות שיש לבצע הולך ועולה. אסטרטגיה זו הינה בלתי רציונלית, אך נפוצה. ואז דווקא המשימות החשובות, הדורשות מאמץ מחשבתי וזמן רב יותר – נדחות הצידה. אנשים עסוקים בטיפול במטלות נקודתיות וטריוויאליות. זאת מתוך מחשבה ש "אסיים קודם לטפל בדברים הקטנים ואז יהיה לי שולחן נקי – וראש נקי – לעסוק בדברים החשובים באמת". מובן, שהטיפול ב"דברים הקטנים" לעולם אינו נגמר, וכך משימות חשובות נדחות לרגע האחרון, ומבוצעות באיכות ירודה, אחר שהפכו למשבר.
    נשאלת אם כן השאלה, מה היא הדרך הנכונה, לניהול הזמן, שתאפשר לנו להשקיע את משאבי הזמן והכוחות שלנו בדברים החשובים באמת – ובכך "לעשות יותר עם מה שיש". כלומר לקבל יותר מהזמן באותו זמן בדיוק. ולמעשה, בימנו גם זה לא מספיק – שכן לאור המצב במשק, רובנו נדרשים היום "לעשות יותר עם פחות (פחות כוח אדם, פחות עלויות, פחות זמן)".
    היות והזמן הוא המשאב היחיד שחולק לכולנו בצורה שווה, מנהל שיודע לעשות זאת נכון תורם רבות לרווחתו האישית, לרווחת אנשיו ולרווחת כלל ארגונו.

כיצד עושים זאת? איילת פדה גולדשטיין ותמר תאט עדרי פורשות בפנינו מספר טיפים ממוקדים וישמים בניהול הזמן.

ההתמודדות עם בזבזני הזמן לניהול יעיל ואפקטיבי:

  • ניהול ממוקד: התמקדו ראשית במטרות העיקריות של ליבת תפקידכם, אמרו- "לא/ עוד לא" למשימות פחות חשובות, עד להשלמת העיקר. מנעו מצב- שמרוב עומס לא תעמדו בהתחייבות שמראש לא הייתם צריכים לקחת על עצמכם (אסרטביות עדיפה על רצייה ואז אכזבה). משל האבנים הגדולות  מדבר על מילוי חיינו בצורה נבונה, כך שיכילו תחילה את המחויבויות המרכזיות. באופן שמותיר מקום לדברים הקטנים שגורמים לנו אושר; תחביבים, חברים וכו'. בכדי לאפשר להם זמן, מיקוד בעיקר בתחילת יום העבודה, יאפשר לסיים את יום העבודה בשעה סבירה. שהרי, זמן הוא עניין של סדרי עדיפויות- אם לא תקצה זמן – לא יהיה זמן. 
  • יתרון יחסי: מיקוד בחוזקות, יקל עליכם להתבלט ולתת ערך מוסף.  לגבי יתר הדברים נסו להאציל סמכויות לאנשים שאלו חוזקותיהם, או שזמנם פחות יקר משלכם. בהתאם לחוק פרטו – זהו מהם 20% התשומות שיניבו לכם 80% תפוקות והתמקדו בהם. זאת תוך ניהול סיכונים ווידוא שאינכם מזניחים משימה שאינה בטווח זה, אך שערכה חשוב במיוחד. באופן דומה, זהו את 20% חברי הצוות המיטביים לכל משימה ומנפו את יתרונם היחסי בכל תחום. 
  • האחדה: רכזו וטפלו במשימות דומות ברצף לייעול תהליכי עבודה (כדוגמת: טלפונים, מיילים, הכנת מסמכים, פגישות המתקיימות באותו אזור). נסו לאחד משימות גם בחניכה שלכם את עובדיכם. זכרו בתהליכים צוותיים חשוב במיוחד הריכוז והמיקוד במשימה, שכן כל דקה מבוזבזת שנגזלת בשל הפרעה (טלפון וכו'), שווה כמכפלת האנשים שנוכחים בחדר. כלומר דקה שנגזלה בפורום של 15 איש ערכה הנו אובדן של רבע שעה.  זוהי החשיבות של התחלת ישיבות בזמן - והדרך היחידה לעשות כן – היא להתחילה בזמן!
  • ו Work In Progress :WIP  כל משימה שהתחלנו בה גוזלת מאיתנו אנרגיות עד להשלמתה. לכן הדחיינות אינה פיתרון – אלה רק הארכת משך הזמן שבו אנו משקיעים במשימה. משימה שהופרעה באמצע, אורכת יותר זמן מאשר רק זמן ההפרעה, ואיכות הביצוע נפגעת. לכן, נסו להשקיע בכל משימה פעם אחת ולהשלימה, בטרם קבלת משימה חדשה, או לכל הפחות השלימו פרק במשימה קיימת, בטרם כניסת הפרעה וזאת, תוך תיעוד מסודר כדי לא לאבד פרטים חשובים בדרך (להעמקה בנושא זה מוזמנים לספרו של פרופ' בועז רונן -ניהול ממוקד).
  • לוח זמנים מתוכנן: ערכו תכנון שבועי של המשימות הכוללות גם את החשוב, בטרם יהפוך לדחוף , וחלוקה של משימות גדולות למקטעים ברי ביצוע. הקצו בסוף כל יום כמה דקות לתכנון ועדכון לו"ז עקרוני של יום המחר, תוך שילוב דברים חשובים שלא הגעת אליהם היום. בפרט בהאצלת סמכויות לעובדים הקפידו לציין לוז וזכרו – "משימה ללא לו"ז טבעה לזוז". 
  • זמינות: לאור הידיעה כי הזמן המצוי בשליטת מנהלים הינו רק בין 25-50%, בלת"מים (בבעיות בלתי מתוכננות) צריכים להיות מתוכננים! לכן הקצו חלונות זמן בכל יום לטיפול באנשים ובהפרעות חיצוניות, בהתאם למידת ההפרעות המקובלות ביחידתכם. 
  • מנוחה: לשם השגת איזון, יש לתכנן הפסקות יזומות במשך היום בעבודה וכן יש לתכנן חופשות וזמן איכות לחיים מאוזנים. זכרו, שעות נוספות כרוניות אינן פיתרון, אלא מחלה. ככלל, כל דרך פיתרון שאנו דבקים בה ואינה מביאה לתוצאה הרצויה, דורשת בחינה מחדש.
  • נינוחות: התאמת המשימות לזמן שנוח לי ביולוגית - זהו את השעות הטובות שלכם לריכוז (לפי הביוריתמוס –"אדם של בוקר / לילה") שבצו משימות הדורשות ריכוז ומחשבה לשעות הערנות המרבית, ומאידך נצלו שעות בעלות פריון נמוך או "חללי זמן" לביצוע משימות פשוטות, שגרתיות או אהובות ופחות חשובות (ולגזלני זמן בלתי נמנעים – כגון פוליטיקה ארגונית וכו'). דאגו שבמהלך היום יהיה זמן לתכנון והיערכות למשימות המצריכות זאת.

ולסיכום זיכרו;
גם מי שאף פעם אין לו זמן לעשות משימה כמו שצריך,
תמיד מוצא זמן כשנאלץ לעשות אותה שוב.


איילת פדה גולדשטיין מנכ"לית פ.ד.ה יעוץ ארגוני והדרכה, תמר תאט עדרי - יועצת ארגונית ומנחה מצוות פ.ד.ה

צוות פ.ד.ה יעוץ ארגוני והדרכה עוזר למנהלים לעשות יותר עם פחות,
בתהליכי יעוץ והדרכה ממוקדים ומכווני תוצאה.

 

 
 
להוספת תגובה לחצ/י כאן      להדפסה לחצ/י כאן

תגובות:
 
פורום משאבי אנוש | המכללה למשאבי אנוש | דרושים – משאבי אנוש | משאבי אנוש | משאבי אנוש מועדון הטבות | פורום תגמולים והטבות
בניית אתרים תפנית: 054-4780798